Les membres du Conseil plénier sont de bonne humeur et continuent sur leur lancée en ce cinquième jour du Conseil plénier qui a commencé par des travaux en groupes lors de la session du matin. La session plénière de l’après-midi a commencé par le débat sur le protocole de l’AG 2025, qui s’inscrit dans la continuité des travaux déjà réalisés. Avant de soumettre le document au vote, les membres se sont mis d’accord pour modifier les dates de finalisation de l’élection des délégués du 28 octobre au 31 juillet 2024.

Les 21 membres ont voté à l’unanimité pour l’approbation du document du protocole AG 2025.

Le Père Rozario a fait une présentation sur le secrétariat en général et la gestion des données. Au cours du programme de formation continue pour les secrétaires qui s’est déroulé en janvier et mars de cette année, on a examiné de plus près le rôle crucial des secrétariats dans l’administration et la façon dont ils travaillent au sein de la SMA.

Fr. Rozario a déclaré que les secrétaires sont des gestionnaires de données dans chaque organisation. Ils gèrent les données personnelles des membres, les données organisationnelles telles que les annuaires, les protocoles… etc, et les données administratives telles que les procès-verbaux des réunions et les registres de correspondance. Il a comparé un bon secrétariat à une encyclopédie actualisée de l’organisation.

La gestion des données implique la collecte, l’organisation et la conservation des données. Le respect des politiques de protection des données suscite de plus en plus d’inquiétudes.

De bonnes archives découlent naturellement de bons secrétariats. Les archives courantes sont gérées par les secrétaires et les archives historiques par les archivistes.

Il a observé que certaines entités n’ont pas de secrétaire et que le supérieur fait également office de secrétaire. Certaines entités ont des prêtres nouvellement ordonnés comme secrétaires pendant quelques années, puis les remplacent par d’autres prêtres nouvellement ordonnés après quelques années. Les secrétaires de certaines entités sont débordés par de nombreuses autres responsabilités et n’ont pas assez de temps à consacrer au secrétariat.

Il a déploré qu’avec un secrétariat peu structuré, il est difficile d’établir une tradition et une base de connaissances et de constituer des archives. Les nouveaux secrétaires qui prennent leurs fonctions ne connaissent souvent pas les procédures. La plupart d’entre elles ne disposent pas de listes de contrôle, de modèles et d’autres outils fondamentaux pour une administration efficace.

Il incombe à chaque supérieur de rechercher le profil requis pour la nomination d’un secrétaire.

Les membres des nouvelles entités ont exprimé le besoin de former les économes des entités afin de les tenir au courant des différents défis de la gestion des finances aux différents niveaux des structures SMA. Une équipe composée du Père Fabien Sognon, d’Emmanuel Zinsou et de Francis Rozario a été mise en place pour trouver une formule qui sera développée dans une application qui sera mise à la disposition de toutes les entités qui en ont besoin.

                                                                                  Par Dominic Wabwireh,sma